По ситуации в целом можно констатировать, что нужно
а) договариватся заранее и договоренности выполнять;
б) докомплектовывать команды (у Гиви например максимальный кворум 4) или быть готовым выставлять не сильнейший состав/искать замену на стороне, желательно из числа игроков не участвующих в турнире (например ОТ4Е ) или играть 3 на 3 (хотя всем очевидно, что это даже близко не 4 на 4, и ориентироваться на такой случай и тренировать 4 на 4 бессмыслено).

З.Ы. И вообще уже пора обсудить второй круг и учесть мнение всех команд относительно его формата.