Возможно, стоит поэксперементировать:
Разместить файлы не в C:\Documents and Settings\...\My doc\My Games\Beyond the Sword\CustomAssets, а в "Assets", которая находится в папке игры?

Естественно, что будет метка "мод", но если постоянный состав игроков...

Н.М., в моде Райе, как помнишь, пришлось в сам мод ставить файлы статики.